Assemblée générale · 6 min de lecture
Convoquer l’assemblée générale de l’association
Une convocation irrégulière est la première cause d’annulation des décisions d’assemblée générale. Quelques règles simples suffisent pourtant à la rendre incontestable.
Quel délai de convocation ?
Pour une association loi 1901, il n’existe pas de délai légal : c’est le délai prévu par les statuts qui s’impose, souvent quinze jours. Comptez-le à partir de la date d’envoi, ou de réception si vos statuts le précisent. En l’absence de règle, choisissez un délai raisonnable qui permette à chacun de s’organiser et de préparer ses questions.
Qui convoquer, et par qui ?
La convocation émane de la personne ou de l’organe prévu par les statuts (le président, le bureau, le conseil d’administration). Elle est adressée à tous les membres ayant droit de vote : d’où l’importance d’un registre des adhérents à jour et de connaître, à la date de l’AG, ceux qui sont à jour de cotisation.
Les mentions à faire figurer
- le nom de l’association ;
- la nature de l’assemblée (ordinaire ou extraordinaire) ;
- la date, l’heure et le lieu, ou le lien de visioconférence ;
- l’ordre du jour précis : seules les questions qui y figurent pourront être votées ;
- les modalités de procuration et, le cas échéant, de vote à distance ;
- les documents joints ou consultables (rapports, comptes, projets de résolutions).
Courrier ou email ?
Respectez le mode prévu par les statuts. Si l’email est autorisé (ou non exclu), il est rapide et économique ; l’essentiel est de pouvoir prouver que chaque membre a été convoqué, à quelle date et avec quel contenu. Conservez la liste des destinataires et la date d’envoi ; pour les membres sans email, prévoyez un courrier.
Procurations et votes à distance
Joignez un modèle de pouvoir et rappelez le nombre maximal de procurations par membre fixé par les statuts. Si le vote par correspondance ou électronique est prévu, précisez la date limite et la manière dont l’identité du votant est garantie.
Convoquer avec Quoréom
Quoréom calcule la date limite de convocation d’après vos statuts, prépare l’ordre du jour et les pièces, envoie la convocation par email à chaque membre à jour de cotisation et conserve une preuve d’envoi horodatée. Chacun répond en ligne, donne pouvoir ou vote à distance, et tout est compté au quorum le jour de l’assemblée générale.
Questions fréquentes
Quel est le délai légal de convocation d’une AG ?
Il n’existe pas de délai légal pour une association loi 1901 : c’est celui fixé par les statuts, souvent 15 jours. À défaut, prévoyez un délai raisonnable permettant à chacun de s’organiser.
Peut-on convoquer l’AG par email ?
Oui si les statuts l’autorisent, ou ne l’interdisent pas en imposant un autre mode. Conservez une preuve de l’envoi et de la date.
Que se passe-t-il si un membre n’a pas été convoqué ?
Les décisions peuvent être contestées et annulées par un juge si l’irrégularité a pu influer sur le vote. D’où l’intérêt d’une liste des membres à jour et d’une preuve d’envoi.
Ce guide donne des informations générales sur le droit des associations loi 1901, à jour à la date indiquée. Il ne remplace pas l’avis d’un professionnel pour une situation particulière.
