Assemblée générale · 9 min de lecture
Organiser l’assemblée générale de son association
L’assemblée générale est le moment où les membres reprennent la main : ils approuvent les comptes, votent les orientations et élisent leurs représentants. Bien préparée, elle dure une heure et renforce l’association ; improvisée, elle expose à des décisions contestables.
D’abord, relire les statuts
La loi de 1901 ne fixe presque aucune règle de fonctionnement : tout se trouve dans vos statuts et votre règlement intérieur. Notez avant toute chose :
- qui convoque, comment (courrier, email) et combien de jours avant ;
- qui peut voter (membres à jour de cotisation, ancienneté minimale…) ;
- le quorum et la majorité requis, et ce qui se passe si le quorum n’est pas atteint ;
- les procurations (nombre maximal par membre) et le vote à distance.
Le calendrier, en partant de la date de l’AG
- J-60 : fixer la date et le lieu, réserver la salle, prévoir la visioconférence si les statuts l’autorisent.
- J-45 : arrêter les comptes de l’exercice et préparer le rapport financier ; rédiger le rapport moral ou d’activité.
- J-30 : établir l’ordre du jour et appeler les candidatures si des mandats arrivent à échéance.
- J-15 (ou selon les statuts) : envoyer la convocation avec l’ordre du jour et les documents.
- Jour J : émargement, vérification du quorum, votes.
- J+15 : rédiger et diffuser le procès-verbal ; déclarer les éventuels changements en préfecture.
Un ordre du jour type
- Rapport moral ou d’activité du président, et vote ;
- rapport financier du trésorier : comptes de l’exercice, et vote d’approbation ;
- affectation du résultat ;
- budget prévisionnel et montant de la cotisation ;
- renouvellement des membres du bureau ou du conseil ;
- questions diverses (sans vote sur un point non inscrit à l’ordre du jour).
Le jour de l’assemblée
Faites signer une feuille d’émargement à l’arrivée, en notant les procurations. Le président ouvre la séance, fait désigner un secrétaire de séance et constate que le quorum est atteint. Chaque résolution est présentée, discutée puis votée ; le résultat (pour, contre, abstentions) est annoncé et noté.
Si le quorum n’est pas atteint, appliquez les statuts : en général une seconde assemblée est convoquée, qui délibère alors quel que soit le nombre de présents.
Après l’assemblée
- Diffusez le procès-verbal aux membres ;
- si les dirigeants ou les statuts ont changé, déclarez-le en préfecture dans les trois mois et mettez à jour le registre spécial ;
- transmettez les comptes approuvés aux financeurs qui les demandent.
Avec Quoréom, le calendrier se cale automatiquement sur vos statuts, les convocations partent par email avec preuve d’envoi, les membres votent à distance, le quorum se calcule en direct et le procès-verbal est rédigé à partir des votes.
Questions fréquentes
L’assemblée générale annuelle est-elle obligatoire ?
La loi de 1901 ne l’impose pas : ce sont les statuts qui la prévoient, presque toujours une fois par an pour approuver les comptes. Certaines associations (agréées, subventionnées, reconnues d’utilité publique) y sont tenues par d’autres textes.
Que faire si le quorum n’est pas atteint ?
Appliquer ce que prévoient les statuts : le plus souvent, une seconde assemblée est convoquée, qui délibère alors sans condition de quorum.
Peut-on tenir l’AG en visioconférence ?
Oui si les statuts ou le règlement intérieur le permettent, en garantissant l’identification des participants et le bon déroulement des votes.
Ce guide donne des informations générales sur le droit des associations loi 1901, à jour à la date indiquée. Il ne remplace pas l’avis d’un professionnel pour une situation particulière.
