Assemblées générales
Envoyer les convocations avec preuve d’envoi
Convoquer les adhérents par email, joindre les documents, suivre les consultations, les pouvoirs et les votes à distance.
Depuis la fiche de l’AG, Convocations. Chaque adhérent reçoit sa convocation personnelle par email ; Quoréom conserve la preuve de l’envoi et de la consultation.
Avant d’envoyer
- Validez la convocation dans le dossier de l’AG.
- Choisissez les destinataires : adhérents à jour de cotisation, ou tous les adhérents actifs (ceux qui ne sont pas à jour pourront régulariser avant l’AG).
- Cochez les documents mis à disposition (ordre du jour, résolutions, pouvoir, rapports, budget…).
- Cochez « J’ai relu la convocation et les documents » puis Envoyer les convocations.
Quoréom indique si le délai statutaire est respecté. Seuls les adhérents ayant un email et acceptant les emails de l’association sont convoqués ainsi : les autres doivent l’être par courrier.
Ce que voit l’adhérent
Depuis sa convocation, jusqu’à l’ouverture de l’AG, il peut :
- annoncer sa présence ou son absence ;
- donner pouvoir à un autre membre qui votera pour lui (si vos statuts l’autorisent) ;
- voter à distance sur chaque résolution, si la participation à distance est prévue — ce vote est définitif et compte pour le quorum ;
- consulter les documents de l’assemblée.
Suivre et prouver
Le tableau Preuves d’envoi indique pour chaque adhérent la date d’envoi, la consultation et la réponse. Attestation d’envoi (PDF) : un document daté à conserver en cas de contestation. Vous pouvez convoquer de nouveaux destinataires plus tard ; Quoréom signale alors s’ils le sont hors délai.